Od autora: Opublikowano Pomysł na ten artykuł zrodził się z odpowiedzi na pytanie naszego gościa: „dlaczego system zarządzania czasem nie działa” Pracuj dla mnie?" Mówiliśmy już o przyczynach psychologicznych, ale tutaj porozmawiamy o charakterologicznych, czyli o tym, jakie narzędzie zarządzania czasem jest odpowiednie dla danego typu osobowości (na podstawie typologii osobowości MBTI). Tym, którzy nie zapoznali się jeszcze z typologią MBTI, polecamy odbycie naszego szkolenia psychologicznego „Typy osobowości. (MBTI Typologia Osobowości)”, która nauczy Cię rozumieć charaktery i typy ludzi bez uciekania się do testów. Abyście jednak mogli już teraz skorzystać z rekomendacji, podamy krótką charakterystykę typów osobowości W typologii MBTI wyróżniamy 4 główne „temperamenty”, które są oznaczone literami NF, NT, SJ, SP, a więc. uważnie przeczytaj opis każdego typu osobowości, aby określić, do którego należysz, aby wybrać najskuteczniejsze sposoby zarządzania czasem. Typ NF jest „inspirujący”. NF zbiera informacje w oparciu o intuicję i na jej podstawie podejmuje decyzje własnych wrażeń i uczuć. Są to ludzie, którzy niemal zawsze mają w życiu cel, najczęściej kojarzony z chęcią duchowego doskonalenia. Mają świetne wyczucie rozmówcy i rozumieją jego potrzeby. Ważna jest dla nich harmonijna komunikacja między ludźmi. Jednocześnie mogą być powierzchowni, nie zwracać uwagi na szczegóły i wykazywać stronniczość w ocenie innych ludzi. Polecane przez NF metody pracy nad zarządzaniem czasem – Metoda Franklina – pozwalają zdefiniować własną misję i nakreślić etapy jej realizacji; Dla NF bardzo ważne jest widzenie perspektyw, przyszłości, przedstawienie celów osobistych i misji życiowej. – Planowanie długoterminowe – pozwala ustalić długoterminowe i długoterminowe zadania NF zorientowanego na przyszłość (planowanie w dużych blokach, bez szczegółów). Z powodzeniem sprawdzi się np. wykres Gantta – Planowanie tygodnia pozwala NF także widzieć przyszłość i jednocześnie rozwiązywać bieżące problemy – Metoda trudnych i elastycznych zadań jest wygodna w planowaniu dnia dla NF. Pozwala zaplanować trudne zadania (w przypadku NF pracującego z ludźmi są to częste spotkania, negocjacje) i „rozproszyć” inne zadania pomiędzy pracownikami, pozostawiając jednocześnie „powietrze” (wolną przestrzeń) niezbędną NF w ciągu dnia pracy. Zgodność z 80 zasadami 20 i 60 do 40 – intuicyjne NF często czują i robią przede wszystkim to, co jest im bliskie i często właśnie te 20% daje 80% wyniku. Ważne jest też, aby obciążali swój dzień jedynie w 60%, zostawiając 40% na nieprzewidziane sytuacje i zmieniające się nastroje. Niewłaściwe metody zarządzania czasem dla NF-SMART – takie wyznaczanie celów jest bardziej skupione na rozwiązywaniu problemów doraźnych. Ponadto NF mają tendencję do ciągłego przemyślenia swoich długoterminowych celów, dlatego ciągłe zmienianie i przepisywanie celów SMART będzie dla nich nie do zniesienia – Timing – dominująca funkcja N kieruje do przyszłości, odwracając uwagę od teraźniejszości. Poza tym dla emocjonalnego NF odmierzanie czasu jest niezwykle nudnym zadaniem – Dziennik ze 100% zaplanowanym dniem. Planowanie utrzymuje NF w napięciu i dyscyplinie, ale emocjonalny NF może zostać bardzo zdemotywowany faktem, że nie podąża za planami i nie pasuje do nich. Metody zwiększania efektywności osobistej NFU Pod wpływem okoliczności nie zawsze pracujemy w warunkach idealnie odpowiadających naszemu typowi osobowości. Aby harmonijnie się w nie wpasować, możemy opanować metody, które zwiększą naszą skuteczność w danej sytuacji, ale nie będą opresyjne… – Ustalanie priorytetów. Dla NF wiedza i umiejętność ustalania priorytetów są bardzo ważne, ponieważ często nie może on robić tego, co jest potrzebne, ale to, co chce; często zadania osobiste są przez niego wykonywane priorytetowo w stosunku do pracowników – delegowanie i samorozładowywanie. Typom NF bardzo trudno jest powiedzieć „nie” ze względu na chęć utrzymania dobrych relacji ze wszystkimi, a co za tym idzieMoże mieć trudności z delegowaniem swoich funkcji. Konieczne jest nauczenie się metod delegowania i umiejętności odmawiania. Typ NT - „Intelektualista” Zbiera informacje intuicyjnie i podejmuje decyzje możliwie ostrożnie, w oparciu o logikę. Osoby tego typu wyróżniają się konsekwencją, chęcią konstruktywności, umiejętnością dostrzegania perspektyw i chęcią podnoszenia poziomu intelektualnego. Osoby NT mają tendencję do teoretyzowania i nadawania sensu status quo. Dla nich kluczowe pytanie brzmi: „Dlaczego?” Jednocześnie są to ludzie wątpiący zarówno w innych, jak i w siebie. Wierzą, że wszystko jest względne, a świat jest zmienny. Często patrzą z góry na ludzi wokół siebie, nie uważając ich za wystarczająco inteligentnych i mogą wymagać od nich doskonałości lub odwrotnie, ignorować ich. Trudno ich przekonać. W rozmowach osoby o typie NT są krytyczne i sarkastyczne, nie zwracają uwagi na uczucia innych ludzi. Zalecane techniki zarządzania czasem NT – Outlook i inne elektroniczne systemy planowania. NT często są dobrze zorientowani w technologii i chętnie wykorzystują w swojej pracy elektroniczne systemy planowania – Wykres Gantta – NT często pracują w strukturze projektowej, dlatego też skorzystają z narzędzia odzwierciedlającego plan i harmonogram projektu – To lista rzeczy do zrobienia – NT zazwyczaj ma wiele pomysłów, które cały czas pojawiają się w głowie, dlatego ważne jest, aby zapisywał je na prostej liście w miarę ich pojawiania się i skreślał je po zakończeniu. Lista rzeczy do zrobienia przyda się NT, którzy zapominają o rutynowych i bieżących sprawach, a także pozwoli im nie zagłębiać się w teorię, do której mają skłonność NT, ale także realizować praktyczne zadania. Niewłaściwe techniki zarządzania czasem dla NT – Wyczucie czasu – Dla generującego pomysły NT jest to niezwykle nudne zajęcie. Metody zwiększania efektywności osobistej NT Entuzjaści NT często zapominają, że istnieją inne dziedziny życia. Jeśli obok NT nie ma nikogo, kto mógłby mu przypomnieć o innych radościach życia, wówczas NT mogą przydać się następujące techniki twórcze (wskazane jest powieszenie ich gdzieś w widocznym miejscu w domu): – Mapa myśli – aplikacja tej techniki w zarządzaniu czasem pozwala zobaczyć i nakreślić kluczowe obszary życia i cele. Możesz pokolorować i uzupełnić rysunek – Mapa pragnień – po zapisaniu swoich pomysłów i pragnień w formie obrazów wizualnych, NT będzie podświadomie do nich dążyć – Notatnik z pomysłami. NT nieustannie generuje pomysły, dlatego też, aby zapobiec ich zagubieniu, bardzo ważne jest ich uporządkowanie i zapisanie – w notatniku lub specjalnym pliku. W przyszłości można je z powodzeniem wdrożyć. Typ SJ - „Administrator” Osoby typu SJ charakteryzują się praktycznym i realistycznym stylem odbierania informacji (sensorycznym), które następnie starają się uporządkować i usystematyzować (racjonalność). Bardzo cenią sobie niezawodność i stabilność życia. Nie lubią zmian, strzegą tradycji, organizują wszystko według ustalonych zasad, trudno im zmienić swoje dotychczasowe postępowanie. Ci ludzie mają tendencję do czytania innym nauk moralnych i notatek na temat tego, jak i co robić. Są odpowiedzialni i za wszelką cenę starają się dokończyć swoje dzieło. Bardzo trudno ich przekonać, przełamać utarte przekonania: mają tendencję do uważania się za zawsze mających rację. Techniki zarządzania czasem zalecane przez typ SJ SJ i zarządzanie czasem to idealne połączenie. Organizacja i porządek życia, jaki niesie ze sobą wdrożenie narzędzi zarządzania czasem, to podstawowe aspiracje SJ. Większość technik zarządzania czasem sprawdza się w jego przypadku: – Wyczucie czasu – SJ będzie przydatny w identyfikowaniu i eliminowaniu osób marnujących czas i nieefektywnie go wykorzystujących. Jednak oczywiście, jeśli za bardzo się zaangażujesz i zamienisz to w cel sam w sobie, będzie to mniej przydatne – Prowadzenie dziennika – jasne planowanie i wyznaczanie zadań – to podstawa działań SJ. Najwygodniejsze dla SJ jest planowanie dnia (plan ustalany jest często wcześnie rano przed rozpoczęciem dnia pracy). – Planowanie elektroniczne – SJ uzna je za przydatne w dowolnej formie i na różne okresy czasu – SMART –. SJ dobrze radzi sobie z jasno określonymi celami i jest gotowy do ich ścisłego realizowaniawykonanie. Należy jednak uważać na parametr „osiągalności” celu, w przeciwnym razie SJ ryzykuje osiągnięcie celu z maniakalnym uporem – Zarządzanie projektami (zarządzanie projektami) – jeśli SJ pełni funkcję administracyjną, zarządza i zarządza procesem, to dobrze. korzystać z tego narzędzia. Niewłaściwe metody zarządzania czasem dla SJ – Delegacja – zawsze gotowa wziąć na siebie odpowiedzialność. SJ często pracują jako performerzy i często zdają sobie sprawę, zwłaszcza jeśli ich koledzy są innego typu, że tylko oni najlepiej poradzą sobie z zadaniem. Jeśli SJ zajmują pozycję lidera, często doprowadzają się do stresu i wypalenia emocjonalnego. – Planowanie długoterminowe – w przypadku SJ, którzy są skupieni na bieżących zadaniach, planowanie długoterminowe powoduje trudności. Jednakże ustalenie długoterminowych celów i planów jest dla SJ niezbędne, aby podążać we właściwym kierunku. Metody zwiększania efektywności osobistej SJ – Rozwój elastyczności – SJ nie jest w stanie działać w zmieniającej się sytuacji, to go dezorganizuje. Jest to dość stabilna cecha i dlatego ważne jest, aby SJ miał niezbędny czas na adaptację. Wykonując zadania, SJ stara się także dotrzymać kroku do końca, co czasami może być błędne i niepotrzebne. Będzie także ściśle realizował swój cel, mając wiarę w władzę zwierzchnią, która wydała rozkaz. Starając się być bardziej elastyczni, muszą wziąć pod uwagę te słabości. – Czas osobisty i odpoczynek – Odpowiedzialni i pełniący obowiązki SJ często nie pozwalają sobie na czas na odpoczynek i sprawy osobiste. Dlatego planując tydzień, ważne jest, aby SJ przeznaczyć niezbędny czas na odpoczynek i zainteresowania osobiste (hobby, życie osobiste itp.). Typ SP - krótki opis osobowości (Strażak) Typ SP odbiera informacje w oparciu o doświadczenie i rzeczywistość (zmysłowość) oraz pozbywa się ich spontanicznie i elastycznie (irracjonalność). To połączenie pozwala im być naprawdę „ludźmi dnia dzisiejszego”. Umiejętności sensoryczne dają im szansę na nieodrywanie się od realiów chwili obecnej, a irracjonalność pomaga im szukać niestandardowych sposobów wykorzystania tych realiów. SP to miłośnicy wolności, kierują się własnymi aspiracjami i nie zwracają uwagi na opinię innych. Nie lubią zaangażowania i zależności od nikogo. Ważna jest dla nich różnorodność życia. Są mało wymagające wobec warunków zewnętrznych. Tacy ludzie nie biorą sobie do serca wydarzeń, które dzieją się wokół nich, a o ich działaniu często decyduje kaprys lub chwilowy nastrój. Nie planują swoich działań, żyją dniem dzisiejszym, łatwo zaczynają coś robić i poddają się w połowie. Mogą podejmować niepotrzebne ryzyko. Typ SP i zarządzanie czasem są słabo kompatybilne. Irracjonalny, nieplanujący, „płynący z prądem” SP nie nadaje się do większości istniejących metod zarządzania czasem. Polecane SP metody pracy z czasem – Sytuacyjne zarządzanie czasem – twórz listy zadań (do zrobienia) i realizuj je w miarę zbieżności czasu i miejsca, mówią też „łapanie kairos”. *Kairos to dogodny moment, dogodne okoliczności robić coś. . SP ma unikalne zdolności i cechy tego typu, nikt nie jest w stanie skutecznie rozwiązywać krytycznych problemów jak on. A wpędzanie SP w ramy i ograniczenia byłoby nie tylko przemocą wobec jednostki, ale także nieskuteczną. W przypadku SP (jak również każdego innego typu) wskazane jest szukanie pracy w obszarze, w którym nie musi on wiązać się planami, obowiązkami i wypełnianiem obowiązków i procedur. Jeżeli jednak SP znajduje się w sytuacji, w której w dalszym ciągu wymagane jest od niego dostosowanie się do norm organizacji, wówczas ważne jest, mając świadomość swoich ograniczeń, znalezienie sposobów kompensujących i uwzględnienie jego słabości. Niewłaściwe metody zarządzania czasem dla SP – SMART – Wykres Gantta. Planowanie elektroniczne i długoterminowe - SP często jest w terenie, a nie przy komputerze, dlatego narzędzie do planowania musi być pod ręką (w tym przypadku wystarczy komunikator - Kalendarz Pinarik i inne). Metody zwiększania efektywności osobistej SJ – Planowanie – SP nic